KI-Automatisierung für Unternehmen in Österreich

Was KI-Automatisierung ist — und was nicht

KI-Automatisierung ist die Verbindung aus zwei Dingen: einem Ablauf, der Systeme über Schnittstellen verbindet und Schritte in fester Reihenfolge ausführt, und KI-Schritten darin, die lesen, einordnen oder formulieren, was vorher ein Mensch tun musste — eine Rechnung auslesen, eine Anfrage dem richtigen Team zuordnen, einen Berichtstext vorbereiten. Der Ablauf gibt die Verlässlichkeit, die KI die Fähigkeit, mit unstrukturierten Eingaben umzugehen.

Workflow-Automatisierung ist der Teil ohne KI: Ein Ablauf verbindet Systeme und führt feste Regeln aus — eine eingegangene Bestellung landet im ERP, eine Freigabe geht an die zuständige Person, ein Bericht wird jeden Montag verschickt. Viele Abläufe brauchen nicht mehr. KI kommt dazu, wo die Eingaben unstrukturiert sind: ein PDF statt eines Datensatzes, eine E-Mail statt eines Formulars. Beides läuft im selben Werkzeug, meist n8n.

Nicht gemeint ist ein Chatbot vor der Website, der Ersatz Ihres ERP oder ein System, das ohne Prüfpfad entscheidet. Und anders als klassische Robotic Process Automation, die Bildschirmklicks nachspielt, arbeitet KI-Automatisierung mit den Daten selbst — über Schnittstellen, Datenbanken oder zumindest Dateiexporte.

Drei Regeln, die jeden Ablauf bei uns tragen

• ▸Bestehende Systeme bleiben führend: Das ERP bleibt das ERP, das CRM bleibt das CRM. Die Automatisierung ergänzt an den Rändern, wo heute abgetippt wird.
• ▸Jeder Fall hat einen Ausgang: Routine läuft durch, Unsicheres geht mit Begründung an einen Menschen. Nichts verschwindet in einer Warteschlange.
• ▸Jeder Schritt ist nachvollziehbar: Protokoll je Vorgang, Wiederanlauf nach Fehlern, Sicherung der Konfiguration. Ein Ablauf, den niemand erklären kann, geht nicht in Betrieb.

Vier Ausgangslagen, in denen sich Automatisierung trägt

Wie zwei dieser Abläufe Schritt für Schritt aussehen — die Eingangsrechnung bis ins ERP und die Anfrage bis zum Angebot im CRM —, zeigen die Beispiel-Pipelines.

n8n, Make oder eigene Entwicklung — was wofür passt

Die Wahl des Werkzeugs entscheidet über Datenort, Betrieb und Wartung. Wir sind an keines gebunden.

n8n ist eine Plattform für Workflow-Automatisierung, die sich auf eigener Infrastruktur oder bei einem EU-Hoster betreiben lässt. Sie verbindet über Schnittstellen Systeme wie ERP, CRM, E-Mail, Dokumentenablage und Sprachmodelle zu Abläufen mit Verzweigungen, Prüfschritten und Freigaben. n8n steht unter der Sustainable Use License — für interne Geschäftszwecke frei nutzbar, als Dienst für Dritte nicht; eine Open-Source-Lizenz im Sinne der OSI ist das nicht.

Nexovo betreibt n8n selbst, bei einem Hoster in der EU: Terminbuchungen laufen damit ins CRM, Website-Anfragen in die Vertriebspipeline, Analysedaten in die eigene Datenbank, und ein Quellenmonitor prüft die Rechtsgrundlagen dieser Website. Was wir empfehlen, läuft im eigenen Betrieb.

Sechs Bausteine einer KI-Automatisierung, die im Betrieb läuft

Wo KI-Automatisierung in Österreich greift

Für vier Branchen beschreiben eigene Seiten, welche Abläufe sich heute tragen und woran es dort zuerst hängt.

Was Sie realistisch erwarten können

Die Automatisierungsquote hängt an drei Dingen: an der Eingangsqualität (Scan, Struktur, Vollständigkeit), am Anteil der Ausnahmen und an den Schnittstellen der beteiligten Systeme. Deshalb nennen wir vorab keine Quote aus einer Broschüre, sondern messen sie an einer Stichprobe aus Ihren echten Dokumenten oder Vorgängen — und die Zahl steht in der Empfehlung, bevor gebaut wird.

• ▸Strukturierte Eingaben — Rechnungen, Bestellungen, Standardformulare — erreichen die höchste Quote. Der Rest wird qualifiziert eskaliert, nicht ignoriert.
• ▸Semistrukturierte Eingaben — E-Mails, Tickets, freie Korrespondenz — liegen darunter. Jede Antwort trägt einen Konfidenzwert, und Niedrig-Konfidenz sieht immer ein Mensch.
• ▸Eskalationsqualität ist der eigentliche Maßstab: Bei den verbleibenden Fällen steht, warum der Fall nicht durchgelaufen ist und wer ihn jetzt sieht — nicht „Bot konnte nicht helfen“.

Was vor dem ersten Ablauf geklärt wird

• ▸Verarbeitungsort: In der EU oder bei Ihnen. Welche Daten eine KI verarbeiten darf und wo, legen wir vor dem Bau fest — nicht nachträglich.
• ▸Verträge: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit jedem KI-Anbieter, kein Training auf Ihren Daten, dokumentierte Löschfristen. Was dazu bei ChatGPT, Claude und lokalen Modellen gilt, steht im Beitrag DSGVO und KI.
• ▸Kennzeichnung: Seit 2. August 2026 gilt die Transparenzpflicht nach Art. 50 KI-Verordnung — wer Kundinnen und Kunden mit einem KI-System interagieren lässt, muss das erkennbar machen. Service-Assistenten bauen wir von Anfang an so.
• ▸Betrieb: Monitoring, Wiederanlauf, Sicherung der Konfiguration und ein Protokoll je Vorgang gehören zum Lieferumfang, nicht zum Nachtrag.

So läuft die Zusammenarbeit ab

Vier Schritte vom Erstgespräch bis zum laufenden Ablauf — ein Prozess zuerst, dann der nächste.

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   Kostenloses Erstgespräch

   Wir klären, welcher Ablauf heute die meiste Zeit bindet, welche Systeme beteiligt sind und welche Daten darin fließen — und ob eine Automatisierung dafür der richtige Hebel ist.

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   Prozessaufnahme und Stichprobe

   Wir verfolgen den Ablauf, wie er heute tatsächlich läuft, und messen an einer Stichprobe echter Dokumente oder Vorgänge, welcher Anteil maschinell verwertbar wäre. Daraus entsteht die schriftliche Empfehlung mit Quote, Aufwand und Eskalationsregeln.

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   Pilot auf einem Prozess

   Ein Ablauf geht produktiv — mit Konfidenzschwelle, Eskalation an Menschen und Protokoll. Die gemessene Quote wird im laufenden Betrieb geprüft, bevor der nächste Prozess folgt.

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   Betrieb und Übergabe

   Monitoring, Sicherung, Dokumentation und Einweisung Ihrer Mitarbeitenden. Sie entscheiden, ob Nexovo den Betrieb übernimmt oder Ihr Team ihn führt — beides ist vorgesehen.

Das Erstgespräch läuft online, die Prozessaufnahme bei Ihnen vor Ort — in Österreich, Deutschland und der Schweiz. Nexovo hat seinen Sitz in Sollenau zwischen Wiener Neustadt und Baden.

Was Sie am Ende in der Hand haben

• ▸Einen produktiven Ablauf in Ihren bestehenden Systemen — mit gemessener Quote statt versprochener.
• ▸Eine Eskalationsregel je Fallart: wer was sieht, wenn das System nicht sicher ist, und warum.
• ▸Ein Protokoll je Vorgang, Monitoring und eine gesicherte Konfiguration, die Ihr Team wiederherstellen kann.
• ▸Die Dokumentation von Schnittstellen, Datenflüssen und Verträgen mit KI-Anbietern — prüfbar für Datenschutz und Betrieb.
• ▸Eine Liste der nächsten Abläufe, geordnet nach Nutzen und Voraussetzung.

Warum Nexovo

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